các vấn đề của ngôn ngữ cơ thể thời đại kỹ thuật số
Khoảng 2 năm trước, tôi bắt đầu nghe hết câu chuyện này đến câu chuyện khác, tất cả đều tập trung vào chung một chủ đề: Thông tin sai lệch.
Tôi đã thực hiện các bài phát biểu quan trọng và tư vấn khách hàng trên khắp thế giới, dạy mọi người về cách làm thế nào để cộng tác tốt hơn trong công việc. Một câu hỏi phổ biến mà tôi nhận được đó là: Làm thế nào chúng tôi có thể đổi mới nhanh hơn và sâu hơn bằng cách tận dụng chuyên môn của nhân viên thông thạo kỹ thuật số trong khi vẫn tận dụng được những người giàu kinh nghiệm và họ vẫn cảm thấy thoải mái? Và làm thế nào để hai nhóm này thực sự hợp tác với nhau?
Ngày càng nhiều khách hàng và khán giả ở nhiều lứa tuổi thể hiện sự sợ hãi, lo lắng và hoang tưởng ở mức độ cao về việc kết nối, giao tiếp nơi công sở. Những người lãnh đạo thì đang làm những gì họ vẫn làm - ví dụ, chia sẻ các thông điệp hỗ trợ và tin tưởng đối với đồng nghiệp và team - nhưng càng nhiều những thông điệp trong số đó bị hiểu sai, giải thích sai hoặc bị bỏ sót hoàn toàn.
Những người lãnh đạo này tất nhiên không hề ngu ngốc hay thiếu kỹ năng xã hội, nhiều trong số đó thông thạo về các phương pháp tiên tiến để xây dựng một văn hóa công ty vững mạnh.
Khi đào sâu về những phản hồi mà tôi nhận được, những lời phàn nàn phổ biến nhất đường như đều là xoay quanh việc thông tin liên lạc được truyền tải như thế nào ở nơi làm việc. Đó là, làm thế nào một thông điệp có ý nghĩa thân thiện lại biến thành sự tức giận và bực bội khi chúng được đọc bởi người nhận tin nhắn, gây ra ít sự tham gia và đổi mới hơn, thậm chí mất luôn cả những người lãnh đạo đứng đầu.
Tôi có một gặp mặt với khách hàng là lãnh đạo cấp cao tại Johnson & Johnson, tôi sẽ gọi anh ấy là Kelsey, người đã nhận được một số phản hồi khó khăn từ nhóm của cô ấy về các vấn đề tinh thần. Trong bài đánh giá hiệu suất của Kelsey, sếp của cô ấy nhận xét rằng "sự thấu cảm của cô ấy rất kém".
Khi Kelsey và tôi lần đầu gặp mặt và trò chuyện, tôi đã để mắt đến những tiêu chuẩn phổ biến của sự đồng cảm dưới các góc độ: không có khả năng hiểu được nhu cầu của người khác, không thành thạo khi hiểu và sử dụng ngôn ngữ cơ thể, không có kỹ năng lắng nghe, không đặt được những câu hỏi sâu sắc.
Tôi đã bị nhầm lẫn. Kelsey dường như có kỹ năng đồng cảm tuyệt vời. Kelsey khiến tôi thấy thoải mái, ngôn ngữ cơ thể của cô ấy thể hiện sự tôn trọng và thấu hiểu, và cô ấy lắng nghe tôi một cách sâu sắc và cẩn thận. Điều gì đang diễn ra?
Và câu trả lời không liên quan đến Kelsey mà liên quan nhiều đến nơi làm việc dựa vào công nghệ hiện nay. Thay vì thiếu sự thấu cảm, Kelsey - giống như tất cả những người mà tôi đã tư vấn, không còn biết được sự thấu cảm là gì nữa khi ở trong một thế giới mà giao tiếp bằng công nghệ đã tạo ra những dấu hiệu, sự ám chỉ và những quy chuẩn thật sự khó hiểu. Tông giọng? Ngôn ngữ cơ thể? Những thứ đó không được dùng để giao tiếp nữa.
Thế giới kỹ thuật số đòi hỏi một loại ngôn ngữ cơ thể mới. Vấn đề là không ai có thể đồng ý với những gì đã tạo nên loại ngôn ngữ đó.
Ví dụ, Kelsey tin rằng cô ấy đang giúp mọi người bằng cách luôn gửi mail thật ngắn gọn. Nhưng mọi người trong nhóm lại cho rằng đó là sự lạnh lùng và không rõ ràng. Kelsey gửi lời mời theo lịch vào phút cuối mà không một lời giải thích, điều đó khiến team cảm thấy không được tôn trọng, cứ như thể là lịch trình của Kelsey quan trọng hơn của họ. Trong các buổi thuyết trình về chiến lược, Kelsey liên tục liếc nhìn điện thoại, khiến những người khác có cảm giác cô ấy chuẩn bị rời khỏi cuộc họp.
Khi đó, ngôn ngữ cơ thể kỹ thuật số của Kelsey rất tệ. Nó hủy bỏ sự rõ ràng đến từ khi những người đồng nghiệp cảm thấy được kết nối với người khác qua ngôn ngữ cơ thể.
Tôi nhận ra rằng sự hiểu biết của chúng ta về ngôn ngữ cơ thể cần được tái định nghĩa cho môi trường làm việc hiện đại.
Ngày nay chúng ta đều là những "người nhập cư" đang học hỏi những nền văn hóa và ngôn ngữ mới, lần này là không gian kỹ thuật số. Trở thành một người lãnh đạo tốt không chỉ là nhận thức được những tín hiệu và sự ám chỉ từ mọi người mà còn phải thông thạo một ngôn ngữ cơ thể mới chưa từng tồn tại ở 20 năm trước, và hầu hết mọi người đều "nói" nó tệ y như tôi nói tiếng Hindi khi còn bé!
Một bí mật nhỏ của thế giới: Đôi khi - hầu hết thời gian - mọi người không thể hiểu rõ hết những thông điệp mà họ nhận được trong emails, tin nhắn, cuộc gọi hội nghị... Họ cũng không nhận thức được về cách tin nhắn của mình nhận được như thế nào.
Không chỉ là trục trặc hay phền toái - công nghệ thật sự là một niềm đau - một công cụ truyền thông tin mới đã gây ra những vấn đề thật sự nghiêm trọng. Quá trình làm việc và ra quyết định đang bị chậm lại. Team bị xáo trộn. Nhân viên không có động lực, mất niềm tin, không chắc chắn và hoang tưởng.
Dường như "ngôn ngữ cơ thể kỹ thuật số" - hay đúng hơn, việc thiếu đi một bộ quy tắc thống nhất chung - đang tạo ra những vấn đề lớn trên toàn cầu: nơi công sở, cộng đồng và thậm chí là ở trong gia đình.
Mọi người đều biết về những vấn đề này, nhưng không ai nói về chúng, ngoại trừ một giai thoại. Không có cuốn sách quy luật nào cả. chúng ta lớn lên và biết cách đọc, cách viết, một số trong chúng ta ưu tú hơn phần còn lại, nhưng không có cuốn sách nào hướng dẫn về cách đọc các tín hiệu trong thế giới đã được số hóa. Thay vào đó, mọi người ở nơi công sở đã lãng phí nhiều giờ, nhiều ngày ở trong sự bấp bênh, lo lắng và bất an.
Tôi hầu như không phải là Jedi Master về vấn đề này. Tôi đã tốn cả buổi sáng để không ngừng đọc lại một email, cố gắng tìm ra dấu chấm lửng hay một từ cùng với một dấu chấm hỏi có ý nghĩa gì. Tôi đã nghe về một tình bạn nảy nở chỉ qua việc trò chuyện với nhau bằng WhatsApp.
Về lượt "like" trên Facebook hay Instagram từ một đồng nghiệp không trả lời hai cuộc điện thoại gần đây của bạn thì sao? (Nó có phải là tín hiệu của lời xin lỗi? Đó có phải là lời dạo đầu để gọi điện lại cho bạn, một cách để kiểm tra tình bạn? Hay đó là dấu hiệu rằng kể từ bây giờ bạn và họ sẽ giao tiếp độc quyền qua mạng xã hội? Tất cả điều đó có ý nghĩa gì? Một cái gì đó? Không là gì cả?)
Về việc giám đốc điều hành ký mọi email đều bằng "cảm ơn bạn" - điều đó không thể hiện rõ ràng? Về mặt hình thức, đúng rồi - vậy tại sao tình cờ các đồng nghiệp lại cho rằng đó là thiếu chân thành, không thật lòng?
Tôi thật sự tin rằng, hầu hết mọi người đều có ý định tốt. Họ chỉ không biết cách truyền đạt những ý định đó.
Làm thế nào chúng ta có thể tái thiết lập lại niềm tin và sự kết nối thật sự bất kể khoảng cách? Bằng cách tạo ra một cuốn sách tuyệt vời về quy tắc cho một sự truyền đạt thông tin rõ ràng trong thế giới kỹ thuật số.
Truyền đạt thông tin ngày nay đòi hỏi chúng ta phải hiểu về những dấu hiệu và ám hiệu ở mức độ chi tiết, đồng thời phải phát triển độ nhạy cảm với từ ngữ, sắc thái, ẩn ý, sự hài hước và dấu câu, thứ mà chúng ta nghĩ rằng chỉ thuộc về lĩnh vực của các nhà văn chuyên nghiệp.
Nhưng nếu bạn nghĩ rằng viết rõ ràng là một kỹ năng không cần thiết, hãy suy nghĩ lại. Khi được hỏi về điều gì mà các chuyên gia đầu tư có thể tạo ra trong sự nghiệp của mình, Julie Sweet, Giám đốc điều hành toàn cầu của Accenture trả lời rằng: "Hãy phát triển kỹ năng giao tiếp thật xuất sắc".
Sweet nói thêm rằng với bất kỳ nhân viên nào, ngay cả nhân viên cấp thấp đều có thể nâng cao giá trị của mình bằng cách: "Tóm tắt rõ ràng một cuộc họp, tập hợp lại bài thuyết trình và gửi mail thật sự nổi bật và đi vào trọng tâm."
Người ta đã nói nhiều về việc phát triển các kỹ năng thuyết trình và thuyết trình trước đám đông như là những kỹ năng hàng đầu, nhưng Sweet đã nhìn thấy tương lai, một trong những kỹ năng được cho là “mềm” - giao tiếp tốt, đặc biệt là bằng văn bản - là một lợi thế cạnh tranh quan trọng.
Ngôn ngữ cơ thể kỹ thuật số trông như thế nào khi hành động? Điều đó nghĩa là đừng bao giờ cho rằng thói quen kỹ thuật số của mình bị ảnh hưởng bởi một ai đó (ví dụ: họ trả lời mọi email trong vòng 30 giây, hay không bao giờ nghe thư thoại của mình). Nó có nghĩa là mất thêm vài giây để tự hỏi liệu câu, từ hoặc thậm chí dấu câu của chúng ta có thể bị hiểu sai hay không. Nó có nghĩa là siêu ý thức về các tín hiệu và sự ám chỉ mà chúng ta gửi đi, liên tục kiểm tra bản thân và học hỏi trong suốt quá trình.