Lý do vì sao nhân viên phớt lờ bạn?
Ngày hôm nay bạn đã nhận được bao nhiêu tin nhắn từ công ty? Tốt hơn hết, nhìn chung thì có bao nhiêu tin nhắn bạn đã nhận được? Bạn có đếm chúng không? Bạn có muốn đếm không?
Chắc là không.
Chúng ta đang sống trong một thế giới vô cùng sôi động và không có công tắc, thường xuyên ồn ào với những thông tin không liên quan và gây nhầm lẫn - quá nhiều đến nỗi chúng ta trở nên nhạy cảm với vô số những thông điệp.
Như một kết quả tất yếu, rất nhiều lời khuyên dành cho các nhà lãnh đạo tổ chức đó là tập trung làm giảm tiếng ồn. Về cơ bản, làm thế nào bạn có thể đảm bảo được rằng thông điệp của mình đủ lớn để vượt qua được tạp âm của những thông điệp lớn khác đang cạnh tranh với mình?
Đó không phải một lời khuyên quá tệ, nhưng cũng chưa đủ tốt - bởi vì bên cạnh loại bỏ tiếng ồn là việc quan trọng phải làm, thì thực tế, thông điệp của bạn đang bị từ chối ngay từ đầu.
Việc quá tải thông tin đã xuất hiện ở đây
Vấn đề của việc quá tải thông tin không phải là mới, đặc biệt là khi nó liên quan đến bối cảnh kỹ thuật số mà tất cả chúng ta đang làm việc. Quay về thời điểm 2009, Harvard Business Review đã viết về "cái chết do quá tải thông tin." Bài báo chỉ ra rằng nhân viên tri thức điển hình đã chuyển sang email từ 50 đến 100 lần để chăm sóc trung bình 350 tin nhắn. Việc này tốn khoảng 20 giờ mỗi tuần.
Nếu thấy những con số trên có vẻ thấp, thì bạn đã đúng. Vào thời điểm đó, iPhone mới chỉ ra mắt được 2 năm, iPad thậm chí còn chưa xuất hiện, việc giao tiếp liên tục vẫn chưa phổ biến. Ngày nay, nghiên cứu chỉ ra rằng số lượng ứng dụng trên điện thoại trung bình là gần 90, với 10% số người chạy hơn 200 ứng dụng. Nhiều kênh để kết nối và giao tiếp thì nhiều tiếng ồn hơn.
Đúng là ngày nay, chúng ta đang cần nhiều thông tin để làm được nhiều việc. Nhưng thực tế đó khiến chúng ta bị căng thẳng. Ví dụ, một nghiên cứu chỉ ra rằng 73% người quản lý cảm thấy họ cần một lượng lớn thông tin để phục vụ tốt cho công việc của mình - nhưng 33% đang bị kiệt sức vì lượng lớn thông tin mà họ phải xử lý hằng ngày.
Nếu bạn có thể nhớ lại khoảng thời gian mà chúng ta được phép đi xem bóng đá hoặc xem hòa nhạc tại những địa điểm đầy ắp người, bạn có thể sẽ nhớ là mình phải cố gắng nói chuyện với ai đó trong đám đông đang ồn ào và tiếng nhạc thì đang xập xình. Bất kể bạn có hét lớn đến mức nào, bạn sẽ nói ra được vài từ, nhưng nó rất khó khăn.
Toàn bộ thế giới thông tin của chúng ta như một đám đông khổng lồ đang la hét. Mặc dù các nguyên tắc cơ bản về thông điệp của bạn vững chắc đến đâu hay cách bạn truyền đạt rõ ràng như thế nào, bạn cũng sẽ không thể nắm được hết - bất kể bạn có cố thử bao nhiêu cách. Đó là lý do tại sao cam kết ban đầu mà tất cả các nhà lãnh đạo phải thực hiện đó là cố làm giảm thiểu tiếng ồn đang xảy ra trong tổ chức của họ.
Đầu tiên, làm cho thông điệp có mục tiêu và có tính liên quan
Một số thông tin cần được gửi đến mọi người trong công ty, nhưng hầu hết các thông tin của nhân viên lại không thuộc loại này. Khi tin nhắn được gửi đến tất cả mọi người với không có mục tiêu và phân khúc đối tượng, chúng đơn giản chỉ được xếp vào dạng tiếng ồn vì nó quá lớn.
Do đó đầu tiên, hãy quyết định đối tượng và hãy nhắm mục tiêu vào đối tượng đấy thông qua những kênh phù hợp nhất cho đối tượng đó. Sau đó, sử dụng báo cáo để xem nơi tin nhắn đến và chỉ lặp lại hoặc theo dõi những người cần nó.
Quan trọng nhất, hãy cá nhân hóa thông tin - không đơn giản chỉ là đặt tên ai đó mà hãy nhắm mục tiêu những người đó với những thông tin liên quan đến vai trò hoặc sở thích cụ thể của họ.
Thứ hai, giảm tần suất
Điều quan trọng là phải xem số lượng thông tin mà bạn đang gửi. Bạn có thật sự cần thiết phải gửi thông điệp toàn công ty về một chủ đề cụ thể không? Nếu vậy, bạn có thể nhóm nó với những thông tin liên quan khác không? Bạn có thể xem có nơi nào đăng được thông tin thay thế để không làm gián đoạn công việc của họ không?
Là một Giám đốc điều hành, tôi biết việc không gửi tin nhắn cho team như tôi đang nghĩ sẽ là một thách thức. Vì vậy, khi tôi tạm dừng và nghĩ về việc thông tin của tôi đang góp phần tạo ra tiếng ồn mà team đang gặp phải, tôi có thể viết lại chúng, gửi chúng sau đó với những lưu ý khác hoặc dành thời gian chọn lọc thông tin chỉ để thông báo với những người cần biết.
Thứ ba, giảm bớt chữ lại
Thách thức tiếp theo của bạn đó là giảm bớt lượng thông tin nhận thức. Một cách đó là tập trung vào tiêu đề và bản tóm tắt, phù hợp với những người cần liên kết thông tin hơn là những người cần tìm hiểu sâu hơn.
Ví dụ, bạn có thể cần thông báo sự thay đổi quan trọng đối với kế họach 401(k) của mình. Thay vì tổng hợp tất cả thông tin vào cuộc giao tiếp, hãy để mọi người đọc lướt qua tiêu đề và phần tóm tắt trước, sau đó truy cập thêm thông tin nếu họ thấy hứng thú.
Nói về đọc lướt, bạn có thể lấy gợi ý từ bản tin theSkimm, bản tin này thực hiện một công việc nặng nhọc đó là đơn giản hóa một thế giới thông tin cho hàng triệu người đăng ký. Hợp nhất trong giao tiếp giúp giảm tải nội dung trong mỗi cuộc giao tiếp và giảm tải tần suất.
Làm việc chăm chỉ
Tất cả các nhà lãnh đạo phải suy nghĩ kỹ về thời điểm và cách thức họ làm tăng sự hỗn loạn trong công việc của nhân viên.Như MIT Sloan Management Review đã nói, một người lãnh đạo làm việc hiệu quả "tạo ra và cập nhật bản đồ của một môi trường phức tạp để hành động hiệu quả hơn trên đó."
Nói tóm lại, tạo ra sự rõ ràng từ sự phức tạp tùy thuộc vào các nhà lãnh đạo.