Xác định - đo lường - cải thiện trải nghiệm của nhân viên

Điều gì là quan trọng nhất với người làm Nhân sự? Trong ba năm qua, chúng tôi đã thăm dò ý kiến của những người tham dự hội nghị trực tuyến hằng năm của chúng tôi, HR Virtual Summit, về những mối quan tâm hàng đầu của họ và chiến lược phản ứng lại với những mối quan tâm đó. Và xu hướng không thể nhầm lẫn là: Trong năm thứ hai liên tiếp, các chuyên gia Nhân sự coi văn hóa và trải nghiệm của nhân viên là mối quan tâm hàng đầu của họ.

Có nhiều sự đồng tình về lợi ích của việc đảm bảo một trải nghiệm tuyệt vời cho nhân viên. BambooHR thậm chí còn có một loạt podcast về chủ đề này. Tuy nhiên, một số một số phản hồi khác tại Hội nghị trực tuyến về Nhân sự của chúng tôi chỉ ra rằng các tổ chức phải đối mặt với một số thử thách trong việc xác định, đo lường và cải thiện trải nghiệm của nhân viên, nhiều tổ chức mới chỉ làm việc này một cách cảm tính hoặc không làm gì cả. Bài viết này sẽ đánh giá những thử thách này và đề xuất các bước thiết thực để tạo ra một môi trường làm việc tuyệt vời.

Xác định Trải nghiệm của Nhân viên

Khi mọi người nói về việc cải thiện trải nghiệm của nhân viên, thật dễ dàng để cuộc thảo luận tập trung vào những gì mà nhân viên được trải nghiệm như: lên kế hoạch về buổi party tiếp theo của công ty, đề cử giải thưởng để trao trong cuộc họp tiếp theo, hoặc tranh luận về khối lập phương với đá cuội cho đài phun nước trong phòng nghỉ.

Mặc dù những trải nghiệm được cân nhắc kỹ lưỡng này góp phần vào việc xây dựng văn hóa của công ty bạn, nhưng cuối cùng, nó chỉ là một vài khoảnh khắc nhỏ trong trải nghiệm tổng thể của nhân viên. Một bối cảnh lớn hơn đó là về cách nhân viên sử dụng thời gian của họ - cả trong và ngoài văn phòng - quyết định cách họ nhìn nhận văn hóa và sáng kiến về trải nghiệm của bạn.

Định nghĩa này là lý do tại sao BambooHR xác định văn hóa là tổng hợp của tất cả những tương tác ở trong tổ chức. Bóng chuyền vào giờ ăn trưa, đánh giá lương thưởng, cách quản lý dự án, thảo luận về các giá trị của công ty, thông điệp bất thành văn về việc dành thời gian nghỉ ngơi, và vâng, tiệc tùng, giải thưởng và những thứ trong phòng nghỉ - tất cả những tương tác và kỳ vọng này định hình cách nhân viên cảm nhận, làm việc và tham gia.

Định lượng Trải nghiệm của Nhân viên

Định nghĩa trải nghiệm của nhân viên là tất cả những tương tác thì thật là ngắn gọn và đơn giản. Tiến thêm một bước đi xa hơn nữa và định lượng tổng tất cả những tương tác đó là một khối lượng công việc khổng lồ, đặc biệt là khi tổ chức có thêm nhiều nhân viên và phức tạp hơn.

Bản chất khó hiểu của động lực và tương tác giữa người với người thường là nguồn gốc của sự chống lại các sáng kiến về trải nghiệm của nhân viên: để thật sự kéo dài một câu chuyện cũ, bạn khiến nhân viên của mình ngập trong bể nước mắt, nhưng bạn lại không để cho họ tán gẫu. Tại sao phải dành nguồn lực để làm hài lòng nhân viên khi không có gì dám chắc rằng họ sẽ đánh giá cao điều đó?

Tổ chức của bạn không thể là mọi thứ với tất cả mọi người. Điều đó đúng với khách hàng, và đúng với cả các nhân viên. Nhưng tổ chức của bạn có thể phát triển sự nhất quán về những gì đã được tuyên bố  là sứ mệnh và những gì nó mang lại, thiết lập một chu trình về tìm kiếm và giữ chân những nhân viên đánh giá cao những trải nghiệm mà bạn hứa mình sẽ cung cấp.

Bước đầu tiên để đạt được sự nhất quán đó là tìm kiếm các tiêu chuẩn để đo lường trải nghiệm của nhân viên từ đó bạn sẽ nắm được tình trạng hiện tại của công ty mình và so sánh với mục tiêu. Chúng tôi đề xuất quy trình gồm hai bước: xác định sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của công ty, sau đó sử dụng chúng làm điểm chuẩn để phân tích phản hồi của nhân viên.

Phát triển Điểm chuẩn của Trải nghiệm

Giống như sứ mệnh của công ty bạn sẽ cung cấp chuẩn mực cho các mục tiêu kinh doanh, các giá trị của công ty có thể được sử dụng như tiêu chuẩn cho các mục tiêu trải nghiệm của nhân viên. Ví dụ, BambooHR có sứ mệnh chúng ta có thể theo dõi như: Trở thành phần mềm nhân sự được đề xuất số 1 cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Và 7 giá trị giúp vạch ra con đường chúng tôi đi để đạt tới mục tiêu đó.

Giá trị thường đạt được danh tiếng giống như trải nghiệm của một nhân viên tự phục vụ mình. Nhưng giá trị có thể còn nhiều hơn thế - giá trị có thể cung cấp các nguyên tắc hướng dẫn nhân viên đưa ra quyết định dẫn đến trải nghiệm của nhân viên mà bạn đang cố gắng củng cố. Những giá trị hiệu quả thường giúp  trải nghiệm tuyệt vời của nhân viên phát triển từ dưới lên, thay vì bị ép buộc từ trên xuống.

Ví dụ, giá trị của BambooHR định nghĩa một người lãnh đạo giỏi như là một người được cho là tốt nhất trong team, người sẽ cải thiện vị trí của mình bất kể họ giữ chức danh gì, và là người tự nguyện cởi mở trao đổi về điểm mạnh và lĩnh vực cần cải thiện của bản thân. Khuyến khích mọi người lãnh đạo từ vị trí họ đang nắm giữ để chuẩn bị cho nhân viên sẵn sàng đảm nhận việc trở thành lãnh đạo, cho dù điều đó liên quan đến việc quản lý những người khác hoặc cố vấn những nhân viên mới.

Giá trị của tổ chức bạn có thể không giống hoàn toàn với chúng tôi, nhưng việc cân nhắc chiến lược vào các giá trị giúp bạn hình thành trải nghiệm trải nghiệm của nhân viên khi tổ chức phát triển.

Bắt đầu chu kỳ ghi nhận Phản hồi của Nhân viên

Sau khi sử dụng giá trị để xác định điểm chuẩn trải nghiệm của nhân viên, bước tiếp theo đó là thiết lập một chu kỳ nhận phản hồi thường xuyên từ các nhân viên để đánh giá những trải nghiệm thực tế của nhân viên - từ đó so sánh xem đã chuẩn với trải nghiệm lý tưởng dành cho nhân viên mà bạn đã đặt ra hay chưa. Việc này thực hiện tốt các cuộc khảo sát và trò chuyện, với việc quản lý hiệu suất thường xuyên bổ sung cho các đánh giá cấp tổ chức theo lịch trình.

Tôi khuyên bạn nên kết hợp giữa phản hồi trực tiếp và ẩn danh vào việc đánh giá: phản hồi trực tiếp giữa nhân viên và lãnh đạo và các cuộc khảo sát ẩn danh định kỳ để tìm ra các xu hướng có tính dài hạn mà nhân viên có thể cảm thấy không thoải mái khi nói chuyện với quản lý. Những cuộc khảo sát ẩn danh hiệu quả nhất khi thực hiện trên phần mềm HR, lưu giữ thông tin nhân khẩu học của từng đáp viên để phân tích trong khi phải đảm bảo với nhân viên rằng, sự phê phán của họ hoàn toàn ẩn danh và sẽ không gắn trực tiếp với mình.

Điều này có nghĩa là chủ doanh nghiệm nên nhìn nhận mọi chỉ trích của người lao động như một chủ của ngôi nhà liên tục gọi HR đến dọn dẹp? Rõ ràng là không. Thay đổi quá nhanh cũng có thể có hại như không thay đổi khi nói đến việc phát triển một trải nghiệm nhất quán và tích cực của nhân viên cũng như sự phát triển của tổ chức. Nhưng hãy cẩn thận điều chỉnh kế hoach của bạn dựa vào kết quả của một chu kỳ ghi nhận phản hồi hiệu quả giúp bạn duy trì những phần tốt nhất trong hoạt động của mình và cải thiện từ đó.

Cải thiện Trải nghiệm của Nhân viên

Với sự hiểu biết vững chắc về trải nghiệm của nhân viên bạn muốn ở trong tổ chức của mình và nền tảng dữ liệu phản hồi vững chắc, bạn sẵn sàng để cải thiện trải nghiệm của nhân viên. Mặc dù không thể đưa ra những đề xuất cụ thể với từng tổ chức, nhưng dưới đây là một vài thông tin cơ bản về động lực của con người có thể giúp bạn lựa chọn:

• Hãy nhìn tổng thể. Người lao động bắt đầu tương tác với tổ chức ngay khi họ vừa đọc chữ đầu tiên trong quảng cáo tuyển dụng của bạn. Trong quá trình tuyển dụng, những người mới hình thành các ấn tượng và đưa ra các dự đoán về quyết định của họ sẽ như thế nào. Nhờ có các nền tảng về đánh giá nhà tuyển dụng như Glassdoor, nếu bạn phỏng vấn một ai đó, họ có thể nói về thương hiệu nhà tuyển dụng của bạn: trải nghiệm của nhân viên công ty bạn như thế nào đối với thế giới bên ngoài. Một trải nghiệm nhất quán thông qua thời gian của nhân viên (hoặc ứng viên) đối với tổ chức là chìa khóa để xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng.
• Hãy tập trung vào những nhu cầu cơ bản trước. Nếu nhân viên không cảm thấy được đảm bảo với những nhu cầu tâm lý cơ bản, những nhu cầu đó khả năng sẽ được ưu tiên trong suy nghĩ và thái độ làm việc cho đến khi được thỏa mãn nhu cầu. Tổ chức đáp ứng nhu cầu này bằng tiền hỗ trợ trang trải thực phẩm và chỗ ở, và duy trì văn hóa này thường xuyên để duy trì nhu cầu xã hội của nhân viên. Thường xuyên xem xét các lĩnh vực này và giúp nhân viên cảm thấy họ có khả năng để phát triển là điều cần thiết để phát triển trải nghiệm tích cực tại nơi làm việc,
• cho nhiều hơn niềm vui. Điều này quay trở về sự khác biệt giữa trải nghiệm cá nhân với trải nghiệm tích cực bền vững. Một khi người lao động được đáp ứng những nhu cầu cơ bản, cơ hội để phát triển và thành tích sẽ trở thành động lực mạnh mẽ và lâu dài hơn. Vì vậy, cùng với đồ ăn nhẹ hoặc hộp cơm ăn trưa, đảm bảo rằng tổ chức của bạn có thể giúp nhân viên phát triển theo những cách có ý nghĩa, cho dù đó là kỹ năng nghề nghiệp hay các nguyên tắc họ có thể áp dụng trong cuộc sống cá nhân.
• Mong đợi nhân viên tìm ra ẩn ý qua những việc mà công ty đã làm. Trải nghiệm của một nhân viên còn nhiều điều hơn là giao tiếp hoặc ý định chính thức. Ví dụ: nếu bạn có chính sách Nghỉ có trả lương không giới hạn nhưng người quản lý đưa vào nhiều “điều kiện” hơn cả mẹ kế của Lọ lem khi nhân viên cố gắng áp dụng, thì nhóm đó sẽ không nhận được lợi ích cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Nếu phản hồi từ nhân viên của bạn phát hiện ra những tình huống như vậy, bạn nên xác định xem liệu có cần đào tạo thêm để điều chỉnh các nhà quản lý với ý định ban đầu hay không — hoặc nếu bạn cần thay đổi chính sách hiện tại vì nó không còn phù hợp với giá trị và chiến lược của bạn.

Tương lai tươi sáng của trải nghiệm nhân viên nhất quán

Việc tạo ra trải nghiệm nhất quán cho nhân viên cần rất nhiều suy nghĩ, nỗ lực, giao tiếp và phối hợp. Nhưng tất cả nỗ lực này sẽ trở nên hiệu quả hơn các sự kiện trải nghiệm một lần trong việc giúp nhân viên nhìn nhận và tiếp thu sự quan tâm mà tổ chức của bạn dành cho họ. Khi trải nghiệm của họ chứng tỏ bạn cam kết tạo ra một nơi tuyệt vời để làm việc, tổ chức của bạn có thể gặt hái thành quả từ những nhân viên gắn bó và hài lòng — năng suất cao hơn, doanh thu cao hơn và kết quả kinh doanh tốt hơn.

Nguồn: https://www.bamboohr.com/blog/how-to-define-measure-and-improve-your-employee-experience/